REKRUTACJA PRACOWNIKÓW:

Gromadzenie danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika możliwe na podstawie zgody. W przypadku danych szczególnie chronionych, dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Według nowych zasad do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie (nadane przez pracodawcę).

 

W ustawie dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.) wprowadza się następujące zmiany:

art. 22¹ otrzymuje brzmienie:

„Art. 22¹. § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

 

JAKIE DANE MOŻE ŻĄDAĆ PRACODAWCA?

Pracodawca może żądać wskazania danych kontaktowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Dane kontaktowe mogą być wyrażone w postaci: adres zamieszkania, e-mail, lub numer telefonu – decyduje o tym kandydat, które przekaże.

Pracodawca nie ma już podstawy prawnej do żądania podania imion rodziców i adresu zamieszkania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Pracodawca może żądać wskazania adresu zamieszkania dopiero od pracownika.

 

Pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy wskazania kwalifikacji zawodowych, a także wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (na podstawie art. 5 ust. 1 lit. c RODO zasada minimalizmu), gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Jeśli nie istniała podstawa do tego, aby żądać od kandydata do pracy danych dotyczących wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, to pracodawca może żądać wskazania tych danych od pracownika.

Przetwarzanie przez pracodawcę danych pracownika w zakresie adresu do korespondencji, poczty elektronicznej i numeru telefonu już po nawiązaniu stosunku pracy możliwe, gdy pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.”;

Pracodawca żąda podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie i pracowników tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (gromadzenie innych danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika zostało także uzależnione od pozyskania na to ich zgody).

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika nie może obejmować danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO, czyli danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Brak zgody lub jej późniejsze wycofanie, nie może powodować żadnych negatywnych konsekwencji dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika w zakresie stosunku pracy, zwłaszcza nie może być przyczyną wypowiedzenia umowy lub jej rozwiązania przez pracodawcę.

 

DANE ZWYKŁE NA WNIOSEK PRACODAWCY, LUB Z INICJATYWY OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE, LUB PRACOWNIKA.

2)po art. 22¹ dodaje się art. 22^1a i art. 22^1b w brzmieniu:

„Art.22^1a. § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”.

§ 2. Brak zgody, o której mowa w § 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

§ 3. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Pozyskanie danych za zgodą kandydata do pracy lub pracownika, z inicjatywy pracodawcy jak również pracownika. Obejmie to zatem wszystkie dane osobowe, które kandydat do pracy lub pracownik dobrowolnie dostarczy pracodawcy (np. informacje o dodatkowych kwalifikacjach zawodowych), jak również przypadki, w których to pracodawca wystąpi z inicjatywą pozyskania określonych danych.

Z możliwości przetwarzania danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika na podstawie ich zgody wyłączone jednak zostały dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa (art. 10 RODO).

Przetwarzanie na podstawie ww. zgody dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

 

DANE SZCZEGÓLNE TYLKO ZA ZGODĄ, Z INICJATYWY PRACOWNIKA.

Art. 22^1b. § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Przepis art. 221^a § 2 stosuje się odpowiednio.

Przetwarzanie szczególnej kategorii danych osobowych (wyszczególnionych w art. 9 ust. 1 i art. 10 rozporządzenia nr 2016/679) jest co do zasady niedopuszczalne, chyba, że ich pozyskanie jest niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa lub wtedy, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrażą zgodę na przetwarzanie danych osobowych szczególnej kategorii.

Chodzi o dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzanie danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.

Np., gdy kandydat w procesie rekrutacyjnym z własnej inicjatywy przedłożył w załączeniu do swojej aplikacji zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego, z którego wynika, iż w rejestrze tym nie figuruje. Możemy przyjąć, iż poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą w sposób dobrowolny i świadomy kandydat wyraził przyzwolenie na przetwarzanie tej informacji przez potencjalnego pracodawcę. Stanowcze brzmienie art. 22^1a § 1 k.p. nie pozwala jednak pracodawcy na „korzystanie” z tej informacji w procesie rekrutacji. Nie oznacza to, iż posiadanie takiego zaświadczenia w zasobach podmiotu zatrudniającego będzie bezprawne. Nie wolno będzie jednak przetwarzać tej informacji tj. przykładowo udostępniać osobom zaangażowanym w proces rekrutacyjny.

Oznacza to, że dane osobowe mieszczące się w zakresie przedmiotowym art. 10 RODO będą mogły być przetwarzane w procesach rekrutacyjnych wyłącznie wówczas, gdy zgodnie z art. 22¹ § 4 żądanie podania takich danych będzie niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

 

SPRAWDZENIE NIEKARALNOŚCI PRZEZ KANDYDATÓW DO PRACY W SEKTORZE FINANSOWYM.

Tytułem przykładu regulacji, która pozwala na przetwarzanie danych o niekaralności za określone przestępstwa w procesach rekrutacyjnych należy wskazać ustawę z dnia 12 kwietnia 2018 r. o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego. Kwalifikacja pracodawcy jako podmiotu sektora finansowego w rozumieniu nie daje jednak wystarczającej podstawy do pozyskiwania danych o od dowolnie określonego zakresu osób ubiegających się o zatrudnienie.

Informacje o niekaralności mogą dotyczyć wyłącznie skazań prawomocnym wyrokiem, które nie uległy zatarciu. Skazania mają dotyczyć wyłącznie przestępstw określonych w sposób enumeratywny w Ustawie (art. 3 ust. 1 pkt 1-48 Ustawy). Katalog skazań, informacji o których może żądać pracodawca, który zalicza się do podmiotów sektora finansowego nie może zostać rozszerzony poza zakres wskazany w Ustawie bez wyraźnej podstawy prawnej.

 

ZGODA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE.

Zgoda, na podstawie której miało by się odbywać przewarzanie innych danych, niż te, które zostały wymienione w art. 22¹ k.p. będzie mogła dotyczyć zarówno:

– danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie na wniosek pracodawcy lub

– danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Powyższa regulacja nie dotyczy jednak tzw. danych szczególnej kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.

Zgoda o której mowa w art. 9 RODO oraz przepisach Kodeksu Pracy, powinna mieć przykładowo formę oświadczenia woli kandydata, że zgodą jest wyraźne działanie potwierdzające, przyzwalające na przetwarzanie danych osobowych. Z powyższego wynika, iż nie wystarczająca będzie zgoda udzielona przykładowo w sytuacji, w której np. w CV kandydat z własnej inicjatywy przedstawi np. informacje dotyczące jego orientacji seksualnej dla legalnego przetwarzania tych danych i tak wymagana będzie jego odrębna zgoda wyrażona w formie oświadczenia.

Możliwe jest przykładowo skonstruowanie kwestionariusza, wypełnianego przez kandydata droga elektroniczną, polegające na tym, ze poza polami, które będą uznane za obowiązkowe (np. oznaczone gwiazdką) zostawiona zostanie część do wypełnienia przez kandydata. Odnośnie tej dodatkowej części w okienku wyboru kandydat byłby proszony na odznaczenie zgody na przetwarzanie tych dodatkowych danych, które podane zostaną z jego własnej inicjatywy.

Należy jednak pamiętać o zasadzie ograniczenia celu i minimalizacji danych, gdyż nawet najlepiej i najbardziej jednoznacznie wyrażona zgoda nie zalegalizuje procesu przetwarzania w procesach rekrutacyjnych danych osobowych, które nie są niezbędne do celu jakim jest wybór określonej osoby na dane stanowisko pracy.

Na marginesie warto jeszcze wspomnieć, iż zgodnie z nowymi przepisami do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych nadane przez pracodawcę, a osoby dopuszczone do ich przetwarzania są obowiązane do zachowania tajemnicy.

 

UDOSTĘPNIANIE DANYCH PRZEZ KANDYDATA W FORMIE OŚWIADCZENIA.

Zasadą jest, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca ma zaś prawo żądać udokumentowania danych osobowych. Zgodnie ze zmianą stanu prawnego począwszy od 4 maja 2019 r. pracodawcy będą mogli żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. (§ 5 art. 22¹ k.p.). oznacza to konieczność określenia jakie dokumenty w procesach rekrutacyjnych będą wymagane w celu potwierdzenia prawdziwości danych zawartych w oświadczeniu kandydata. Przykładowo, jeżeli niezbędnym do pracy na określonym stanowisku jest odpowiedni poziom wykształcenia pracodawca powinien określić czy wystarczającym jest zaświadczenie z uczelni wyższej potwierdzające jej ukończenie, czy też alternatywnie lub łącznie żądany będzie odpis dyplomu czy też inne jeszcze dokumenty potwierdzające spełnienie tej przesłanki.

Forma oświadczenia może być dowolna. Zgodnie z motywem 32 RODO może mieć ona formę pisemnego (w tym elektronicznego) oświadczenia, może też polegać na zaznaczeniu okienka wyboru.

Należy przy tym pamiętać, iż zgodnie z obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019 r. Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca przechowuje w aktach osobowych, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Wszystkie te oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, które zostały zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie należy umieścić w części A akt osobowych.

 

WYJĄTKI OD ZAKAZU PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH.

Art. 9 rodo wskazuje, kiedy przepis zabraniający przetwarzanie danych nie ma zastosowania. W kontekście pracodawcy może on przetwarzać np. dane dotyczące zdrowia, gdyż jest to niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej, do oceny zdolności pracownika do pracy, ale także informacja, o niepełnosprawności, która jest niezbędna przy ustaleniu dodatkowych uprawnień pracowniczych. Pracodawcę może jeszcze ewentualnie interesować przynależność do związków zawodowych w kontekście ochrony przed zwolnieniem.

§ 2. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

W przypadku danych biometrycznych – mogą być one pobierane od pracownika w sytuacjach, w których podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostęp do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

§ 3. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.”;

 

MONITORING.

Monitorowanie pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej zakazane.

Konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, nie jest już celem, który umożliwiałby prowadzenie monitoringu w tych pomieszczeniach.

Pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy stosuje monitoring pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, musi zaprzestać stosowania monitoringu takich pomieszczeń w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie zmian, o czym niezwłocznie informuje zakładową organizację związkową.

Monitoring pomieszczeń sanitarnych tylko za uprzednią zgodą.

Pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy zapewniającej stosowanie RODO stosuje monitoring pomieszczeń sanitarnych musi uzyskać zgodę na dalsze stosowanie monitoringu zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Na uzyskanie tej zgody ma 30 dni od dnia wejścia w życie ww. ustawy.

W terminie 3 dni od dnia odmowy udzielenia zgody albo od dnia upływu 30-dniowego terminu na jej udzielenie, pracodawca musi zaprzestać stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym niezwłocznie informuje zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników.

3)w art. 22²:

a)po § 1 dodaje się § 1¹ w brzmieniu:

„§ 1¹. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.”,

b)§ 2 otrzymuje brzmienie:

„§ 2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.”,

c)§ 10 otrzymuje brzmienie:

„§ 10. Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia 2016/679.”;

Pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Przesłanką legalizującą ów szczególny nadzór jest niezbędność jego prowadzenia dla celu (prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez pracodawcę – art. 6 ust. 1 lit. f RODO) tj.:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
• ochrony mienia;
• kontroli produkcji;
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Dane osobowe, jakie są przetwarzane podczas kontroli pracowników za pomocą urządzeń rejestrujących obraz (bez dźwięku) muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

Adekwatny do celu ma być nie tylko monitoring jako taki, ale również jego zaawansowanie technologiczne.

Wprowadzenie bezwzględnego zakazu obejmowania monitoringiem wizyjnym pomieszczeń związkowych, przy szerokim rozumieniu pojęcia „nie może obejmować” w określonych sytuacjach faktycznych może wygenerować po stornie pracodawców dodatkowe obowiązki polegające na weryfikacji widoczności poszczególnych kamer, a w skrajnych przypadkach zmiany lokalizacji pomieszczenia związkowego.

Cele zakres i sposób monitoringu pracodawca uzwiązkowiony i tak uzgadnia ze związkami aby je ustalić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

 

CZAS PRZECHOWYWANIA NAGRAŃ.

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (§ 3 art. 22² k.p.). Po upływie tego okresu uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej (art. 22 § 5 k.p.).

W art. 22² § 4 k.p. przewidziana została możliwość przedłużenia terminu 3-miesięcznego w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub gdy pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Wówczas termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

 

MONITORING, A OCENA SKUTKÓW DLA OCHRONY DANYCH.

Pracodawcy powinni rozważyć, czy prowadzony przez nich monitoring nie powoduje obowiązku przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych. Zgodnie z art. 35 ust. 3 RODO w przypadku systematycznego monitorowania na dużą skalę miejsc dostępnych publicznie ocena taka jest obowiązkowa.

Wśród operacji przetwarzania danych przy użyciu monitoringu wizyjnego, wymagających przeprowadzenia oceny skutków znajduje się w szczególności systematyczne monitorowanie na dużą skalę miejsc dostępnych publicznie, wykorzystujące elementy rozpoznawania cech lub właściwości obiektów, które znajdą się w monitorowanej przestrzeni. Do tej grupy systemów nie są zaliczane systemy monitoringu wizyjnego, w których obraz jest nagrywany i wykorzystywany tylko w przypadku potrzeby analizy incydentów naruszenia prawa.

Miejsca publicznie dostępne Grupa Robocza art. 29 interpretuje jako miejsca otwarte dla każdego obywatela, np. plac, centrum handlowe, ulica. Jeżeli więc chodzi o monitoring wewnątrzzakładowy, co do zasady nie obejmuje on miejsc publicznie dostępnych. Wyjątkiem mogą być zewnętrzne parkingi przed terenem zakładu pracy czy objęte „okiem kamery” ulice.

 

DUŻA SKALA.

Z zaleceń Grupy Roboczej art. 29, z których wynika, że przy ustalaniu, czy przetwarzanie danych odbywa się na dużą skalę należy wziąć pod uwagę w szczególności:

• liczbę osób, których dane dotyczą;
• ilość danych;
• czas trwania lub ciągłość przetwarzania;
• zakres geograficzny przetwarzania.

Wśród przykładów przetwarzania, w których istnieje prawdopodobieństwo, że wymagane będzie przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych wymieniono sytuację, w której firma systematycznie monitoruje działania swoich pracowników m.in. ich stanowiska pracy i aktywność w Internecie itd.

 

OBOWIĄZKI INFORMACYJNE PRACODAWCY.

Na pracodawców zostały nałożone obowiązki informacyjne na trzech różnych płaszczyznach:

a) informacje o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu powinny zostać ustalone w:

– układzie zbiorowym pracy;

– lub w regulaminie pracy;

– w obwieszczeniu pracodawcy (gdy nie ma układu zbiorowego, lub nie było obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy).

Do obowiązków informacyjnych pracodawcy należy także poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem).

Po trzecie, pracodawcy obowiązani będą do przekazania każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (§ 8 art. 222 k.p.). Informacja ma być przekazywana pracownikowi na piśmie.

 

OBOWIĄZKOWE OZNACZENIA.

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren  monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem (art. 22² § 9 k.p.).

Pracodawcy powinni ustalić który podmiot jest faktycznym właścicielem systemu monitoringu, gdyż nie zawsze pracodawca będzie administratorem zapisywanych w nim danych.

 

MONITORING SŁUŻBOWEJ POCZTY ELEKTRONICZNEJ.

Przesłankami do zastosowania monitoringu poczty elektronicznej może być wyłącznie:

• niezbędność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
• niezbędność zapewnienia właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (art. 22³k.p.).

Obowiązki informacyjne pracodawcy są tożsame z obowiązkami, jakie zostały na pracodawcę nałożone w przypadku wprowadzenia monitoringu wizyjnego stosowane odpowiednio do charakteru tych czynności kontrolnych. Uwaga ta nabiera szczególnego znaczenia w odniesieniu do oznaczeń graficznych czy też komunikatów dźwiękowych. Nietrudno się domyślić, iż w przypadku monitoringu służbowej poczty elektronicznej będą one miały marginalne znaczenie. Inaczej w przypadku innych form monitoringu (GPS, monitorowanie rozmów telefonicznych itp.)

Należy również wskazać, iż ograniczenie okresu przechowywania nagrań do 3 miesięcy zostało przewidziane wyłącznie w odniesieniu do monitoringu wizyjnego.

Pracownicy powinny być jednak wyraźnie poinformowani, czy monitoring dotyczy wyłącznie faktu wysyłania/ odbierania wiadomości, czy też kontrolowana jest również treść wiadomości, co powinno być jednak stosowane wyjątkowo i sporadycznie, jeżeli nie mamy do czynienia z konkretnym podejrzeniem działania niezgodnego z prawem, które samo w sobie niweczy właściwe wykorzystanie służbowego sprzętu służbowego.

INNE FORMY MONITORINGU.

Przepisy dotyczące monitoringu służbowej poczty elektronicznej mają odpowiednie zastosowanie do innych form monitoringu (np. monitoring floty GPS, odwiedzanych stron internetowych, wysyłanych smsów). Mogą one zatem być stosowane jedynie wówczas, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Również w tym przypadku pracodawca jest obowiązany zamieścić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu informację o celach zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu jak również zastosować się do obowiązków informacyjnych poprzedzających wprowadzenie tej formy kontroli pracowników (przepisy art. 22² § 6-10 k.p. stosuje się odpowiednio). Do obowiązków informacyjnych pracodawcy należy zatem poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, jak również przekazanie każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

Należy zwrócić szczególną uwagę, by w przypadku innych form monitoringu cele jego zastosowania były całkowicie zbieżne z rzeczywistym wykorzystaniem monitoringu.

Naruszające zasadę ograniczenia celu będzie wykorzystywanie np. monitoringu GPS zamontowanego we „flotowych” samochodach służbowych w celu ich ochrony przed kradzieżą, w sytuacji, gdy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu pracodawca wskazał, iż monitoring GPS będzie stosowany w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy.

To samo będzie dotyczyło stosowania systemu umożliwiającego monitorowanie ruchu sieciowego pracowników pod pozorem weryfikacji właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (np. laptopa), podczas gdy tak naprawdę pracodawca będzie używał uzyskanych statystyk do typowania najmniej efektywnych pracowników do zwolnienia.

 

ORZECZENIE LEKARSKIE.

Pracodawca może żądać od osoby przyjmowanej do pracy orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego zdolność do wykonywanej pracy oraz skierowania na badania lekarskie będącego podstawą wydania tego orzeczenia, w przypadku, gdy pracownik:

– jest zatrudniany w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy z innym pracodawcą i posiada aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na te badania,

– pozostaje jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą i posiada aktualne orzeczenie lekarskie oraz skierowanie na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.

Na mocy przepisów Kodeksu Pracy pracodawca jest zobowiązany do przechowywania orzeczenia wydanego na podstawie wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, a także w przypadku zatrudnienia pracownika posiadającego aktualne orzeczenie lekarskie z poprzedniego zakładu pracy lub zakładu pracy, w którym równolegle jest zatrudniony oraz skierowania na te badania.

W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania.

4)w art. 229:

a)w § 1¹ pkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.”,

b)po § 1² dodaje się § 1³ w brzmieniu:

„§ 1³. Pracodawca żąda od osoby, o której mowa w § 1¹ pkt 2 oraz w § 1², aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.”,

c)§ 7 otrzymuje brzmienie:

„§ 7. Pracodawca przechowuje orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich, o których mowa w § 1, 2 i 5, orzeczenia i skierowania uzyskane na podstawie § 1³ oraz skierowania, o których mowa w § 4a.”,

d)po § 7 dodaje się § 7¹ w brzmieniu:

„§ 7¹. W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu, o którym mowa w § 1³, nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania.”.

 

Przygotowano na podstawie komentarzy praktycznych firmy Wolters Kluwer:

Zmiany w danych osobowych pracownika i kandydata do pracy od 4 maja 2019 r. – Baranowska Izabela

Monitoring w zakładzie pracy – zmiany 2019 – Baranowska Izabela

Monitoring pracowników – Dörre-Kolasa Dominika

Ochrona danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy – zmiany od 4 maja 2019 r. – Dörre-Kolasa Dominika.x