Dane przetwarzane na potrzeby Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie wymagają uzyskiwania zgody osób uprawnionych, bowiem przetwarzane są w związku z zatrudnieniem. Wątpliwości dotyczą jednak gromadzenia danych na potrzeby wypłat z Funduszu. W tym wypadku UODO zaleca pozyskiwanie danych jedynie do wglądu.

Cyt. stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych – odnoszące się do przetwarzania danych na potrzeby przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – „Pomimo tego, że funkcjonowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) określają przepisy prawa, a zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń z niego finansowanych oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS określa pracodawca w regulaminie, to kwestią nieuregulowaną pozostaje kwestia gromadzenia danych, które mają świadczyć o sytuacji materialnej pracownika uprawniającej go do skorzystania z finansowanych z Funduszu świadczeń.”.

Urząd Ochrony Danych Osobowych wychodzi więc z założenia, że przetwarzanie danych na potrzeby związane z ZFŚS nie wymaga uzyskiwania zgody pracownika, w domyśle więc również innych osób uprawnionych do korzystania z Funduszu czyli rodzin pracowników, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, dalej u.z.f.ś.s., prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu (art. 2 pkt 5 u.z.f.ś.s.). Podstawą przetwarzania jest ustawa o ZFŚS, a więc przepis prawa. Spełniona jest więc przesłanka przetwarzania z art. 6 ust. 1c RODO. Przywołany wyżej przepis RODO stanowi, że przetwarzanie jest zgodne z prawem w przypadkach i w takim zakresie, w jakim spełniony jest warunek niezbędności do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Co się tyczy danych z art. 9 RODO, czyli szczególnych kategorii danych osobowych, to co do zasady zabrania się przetwarzania takich danych osobowych. W kontekście ZFŚS chodzi przede wszystkim o dane osobowe dotyczące zdrowia osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS. Wobec aktualnie przyjętej przez Urząd Ochrony Danych interpretacji, że przetwarzanie w tym wypadku wynika z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, uznać należy, że również dane o stanie zdrowia przetwarzane są przez administratora jako niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą w dziedzinie prawa pracy (art. 9 ust. 2b RODO). Nie ulega wątpliwości, że dla uprawdopodobnienia zwiększonych wydatków osób uprawnionych niekiedy przedstawiane komisji socjalnej będą dane o stanie zdrowia wskazujące również koszty leczenia. Są to w takiej sytuacji dane niezbędne do określenia sytuacji materialnej i socjalnej osoby uprawnionej. Skoro UODO za podstawę funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wskazuje przepisy prawa, to podstawą przetwarzania będą przepisy prawa, czyli ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 6 ust. 1c ust oraz art. 9 ust. 2b RODO.

Natomiast kwestią nieuregulowaną pozostaje gromadzenie danych, które mają świadczyć o sytuacji materialnej pracownika uprawniającej go do skorzystania z finansowanych z Funduszu świadczeń. Nie należy zatem gromadzić bez zgody osób, których dane dotyczą dokumentacji, a jedynie żądać przedstawiania dokumentów do wglądu. Będzie to w celu dokonania weryfikacji w pełni wystarczające. Gdyby jednak zaistniała konieczność gromadzenia danych dla celów np. kontrolno-podatkowych, choć wydaje się to zbędne skoro nawet UODO zaleca pozyskiwanie danych jedynie do wglądu, to należałoby uzyskiwać zgody osób uprawnionych na przechowywanie przekazywanej dokumentacji, ale to również w ściśle oznaczonym czasie wskazanym w regulaminie ZFŚS. Nie może dochodzić w tym wypadku do pozyskiwania danych na czas nieoznaczony.

x